Benetton Rugby e SEISNET: un progetto digitale da stadio
Chi è Benetton Rugby
Uno dei club di rugby più conosciuti e storici d’Italia, fondato nel 1932 a Treviso, la nostra città. Con una collezione di successi nazionali e internazionali, dal 2010 il club partecipa alla competizione internazionale della United Rugby Championship (ex Celtic League), insieme a squadre provenienti da Irlanda, Galles, Scozia e Sudafrica.
Benetton Rugby è noto, oltre che per le sue prestazioni sportive, anche per la capacità di coinvolgere sponsor e partner di rilievo, grazie a una solida struttura organizzativa e una visione di crescita sostenibile a cui ci abbiamo messo lo zampino anche noi di SEISNET.
Abbiamo realizzato e personalizzato per Benetton Rugby un portale informatico capace di gestire, supportare e digitalizzare tutte le attività che la creazione e la gestione di un evento comporta.
Al nostro fianco (e noi al suo) la brillante Alice Bado, Operation Manager di Benetton Rugby, a cui abbiamo rivolto qualche domanda.
Chi è Alice Bado
Alice Bado è una figura storica di Benetton Rugby. Entrata come giocatrice nel 1996 è cresciuta poi come allenatrice e responsabile della segreteria tecnica. Fino a diventare l’Operation Manager instancabile e che è oggi -nonché il nostro più prezioso riferimento, insieme a Federico Arigano Marketing Manager, del progetto.
Alice gestisce e coordina le operazioni logistiche del club e la pianificazione degli eventi partita, avendo particolare cura dei rapporti con gli ospiti e della qualità del servizio. La sua lunga esperienza nell’organizzazione e la visione strategica del “gioco di squadra” hanno avuto un impatto significativo nel processo di realizzazione del progetto: l’unione della sua lungimiranza con le nostre competenze tecniche ha reso possibile il raggiungimento di una prima meta.
La sfida per SEISNET:
Realizzare un portale informativo per la gestione
di vari tipi di evento in qualsiasi stadio.
La filosofia di Benetton Rugby:
Ogni partita un’emozione.
Per la propria squadra del cuore si possono fare follie. È un po’ questo il caso, anche se chiamarle follie non è corretto. La squadra del cuore sì però, è quella.
La nostra collaborazione con Benetton Rugby dura da tempo e ci regala davvero un gran carico di emozioni. A ogni partita ma anche di più.
Un progetto che unisce la passione sportiva e le nostre competenze professionali però non ce l’aspettavamo. O forse un po’ sì. Poco importa: ce l’abbiamo fatta e non vediamo l’ora di arrivare al terzo tempo!
La situazione di partenza
Con l’ingresso di Benetton Rugby nella Celtic League, nel 2010, il club ha vissuto una vera e propria svolta: si è aperta per l’azienda una nuova fase di crescita. Fino a quel momento l’organizzazione degli eventi e degli inviti era gestita con metodi tradizionali e manuali, prevalentemente attraverso fogli Excel: una soluzione non più sostenibile. L’esigenza di valorizzare le partnership e di migliorare la qualità del servizio offerto agli ospiti è diventata una priorità.
Un portale di gestione eventi: la scesa in campo di SEISNET
Benetton Rugby si è trovata a dover affrontare una crescente complessità organizzativa e l’attenzione necessaria a gestire inviti e accessi era aumentata insieme al numero di utenti appassionati e di sponsor. L’intero processo richiedeva troppo tempo e troppe risorse.
Eravamo all’esasperazione con il sistema Excel, abbiamo raggiunto livelli di stress mai vissuti prima. Il team dedicato era costantemente sotto pressione, gli errori aumentavano e la qualità del nostro lavoro stava calando drasticamente, insieme al nostro entusiasmo. Si doveva trovare una soluzione.
(Alice Bado, Operation Manager di Benetton Rugby)
La Federazione Italiana Rugby era dotata di alcune piattaforme standard, ma la nostra Alice Bado, cercava una soluzione più flessibile e soprattutto personalizzabile. L’obiettivo era trovare un sistema capace di adattarsi alle specifiche esigenze del club, consentendo di gestire rapidamente modifiche a date, nomi e ingressi, con il più basso margine di errore possibile.
L’inizio della pandemia ha reso la necessità di digitalizzazione e di ottimizzazione ancor più una priorità, accelerando il processo decisionale e operativo: la collaborazione con il nostro team Seisnet era già al lavoro da qualche anno ma nel 2019 siamo stati chiamati ufficialmente a prendere parte al gioco.
Abbiamo progettato e realizzato un portale su misura, personalizzato, versatile e adattabile nel futuro a qualsiasi tipo di evento. Gestisce in modo rapido i processi di invito, accreditamento e accesso, e tutte le operazioni logistiche associate agli eventi sportivi nello Stadio di Treviso.
Il sistema ha ridotto tempi di lavoro, errori e stress, migliorando la qualità del servizio offerto e l’efficienza -nonché il benessere mentale e professionale- del team dedicato.
Cercavamo un sistema che ci permettesse di ottimizzare i tempi del 50% e migliorare il servizio offerto del 50%. Il nostro 100% lo abbiamo trovato in SEISNET: avere la disponibilità di un team di programmatori informatici dedicati interamente al nostro progetto, è stata la nostra più grande vittoria.
(Alice Bado, Operation Manager di Benetton Rugby)
Come funziona il portale e quali sono i benefici
L’implementazione del portale SEISNET ha migliorato di molto l’operatività, la logistica e la qualità del servizio offerto. A dirlo non siamo noi, ma i dati e le statistiche che abbiamo analizzato durante il percorso (e che ancora monitoriamo).
In passato la gestione degli inviti era un processo laborioso che richiedeva l’impiego di tre persone a tempo pieno per una settimana, per gestire l’accesso di sole 300 persone.
Oggi, organizzare una partita con oltre 1.000 inviti è diventato realtà, permettendo al personale di concentrarsi su altre attività necessarie al club.
Le principali funzionalità del portale SEISNET
L’integrazione delle nuove funzionalità create ad hoc con i sistemi già esistenti, oltre a migliorare la gestione logistica, ha generato la possibilità di ideare eventi diversi dal settore prettamente sportivo. Questo permetterà al club di ampliare il proprio raggio d’azione e di offrire nel futuro altre esperienze ed emozioni al territorio.
La gestione degli inviti
Il portale consente di gestire l’anagrafica degli ospiti e i loro benefit, come parcheggi e accessi a diverse aree dello stadio. Gli invitati ricevono e-mail automatiche e personalizzate con un link univoco per inserire i nomi degli ospiti. Se la lista dei partecipanti non viene completata entro la deadline indicata, il portale invia in automatico un promemoria. Questo sistema ha eliminato la necessità di stampare i biglietti, rendendo tutto il processo più sostenibile e snello.
La gestione degli accrediti di servizio
La sezione dedicata agli accrediti gestisce le oltre 300 persone che lavorano allo stadio durante le partite: arbitri, giornalisti, staff e personale addetto al catering e alle pulizie. Ogni operatore riceve un accredito personalizzato che specifica le aree di accesso e i benefit. In questo modo anche la logistica interna è stata semplificata.
La gestione degli accessi
Il portale ha semplificato la gestione degli ingressi allo stadio sia per gli invitati che per il personale di servizio. Da tablet o computer è possibile verificare gli accessi inserendo semplicemente il nome o l’azienda e in pochi passaggi si visualizzano tutti i benefit e i diritti di accesso della persona, inclusa l’area d’ingresso dello stadio.
Utilizziamo tablet agli accessi dove le persone di servizio o gli invitati entrano. La ricerca è velocissima: basta inserire il nome o l’azienda, e subito visualizziamo tutti i benefit e i diritti di accesso della persona. E se qualcuno sbaglia l’accesso non c’è nessun problema, perché possiamo immediatamente visualizzare tutte le informazioni con una semplice ricerca per nome e poter rispondere in tempo reale
(Alice Bado, Operation Manager di Benetton Rugby)
Personalizzazione e integrazione con TicketOne
L’evoluzione del portale non si è mai fermata, dal momento dell’ideazione fino a oggi.
Nel tempo abbiamo introdotto alcuni upgrade, tra cui l’integrazione con TicketOne per una gestione ancora più fluida dei biglietti digitali e l’invio di survey post-evento per raccogliere feedback dagli ospiti.
I prossimi passi per quest’anno:
- la scannerizzazione del QR code per l’accesso diretto all’evento
- l’invio di un’unica e-mail riepilogativa che includa sia il biglietto che tutte le informazioni necessarie per l’accesso all’ospitalità e alla partita
- l’implementazione del sistema per l’organizzazione di eventi sociali, come il Torneo Città di Treviso, il più grande torneo di rugby giovanile al mondo che coinvolge oltre 4.200 bambini
- l’espansione delle capacità grafiche del sistema per includere i loghi dei vari sponsor e una versione in inglese per allargare gli inviti ai club stranieri.
Siamo solo all’inizio di un percorso che ci porterà a un miglioramento continuo. Il sistema di SEISNET sta diventando un pilastro fondamentale della nostra organizzazione.
(Alice Bado, Operation Manager di Benetton Rugby)
Siamo arrivati in meta (ma non è ancora finita)
Possiamo ammetterlo: qualche punticino ce lo siamo portato a casa, con onore e orgoglio. Siamo molto felici della collaborazione con Benetton Rugby: è una botta di energia a ogni incontro!
Questo progetto ci stimola a essere creativi e a migliorare sempre, passo dopo passo, a essere tenaci nel trovare nuove vie e nuove soluzioni. Il nostro approccio è sempre quello dell’ascolto attivo dei nostri clienti e colleghi: il dialogo e la condivisione di esigenze e idee ci permette di giocare la stessa partita -è il caso di dirlo-, di arrivare agli stessi obiettivi e di raggiungerne chissà quanti altri di inaspettati.
Siamo entusiasti della nostra nuova piattaforma di accrediti progettata da Seisnet. Questo strumento innovativo semplifica e ottimizza il processo di registrazione dei nostri eventi, garantisce un’esperienza utente fluida e intuitiva, e offre anche funzionalità avanzate per la gestione dei dati in tempo reale, migliorando l’efficienza e la trasparenza del nostro lavoro. Con questa piattaforma siamo in grado di soddisfare meglio le esigenze dei nostri partner e dei partecipanti, garantendo un flusso di lavoro più veloce e senza intoppi. È un passo significativo che si inserisce nel nostro percorso di innovazione dei processi e ci posiziona come leader nell’adozione di soluzioni tecnologiche all’avanguardia nel nostro settore.
(Federico Arigano, Marketing Manager di Benetton Rugby)
Ci si vede in tribuna gente!
