Sistemi IT/Sviluppo

Un grande progetto per un grande cliente: Joinet, la piattaforma intranet per D.B. Group

D.B. Group è una grande multinazionale operante nel campo della logistica e delle spedizioni con decine di sedi in tutto il mondo, per un totale di oltre 600 dipendenti.

L’azienda, quando ha contattato SEISNET, aveva un’esigenza ben chiara: riuscire a semplificare, standardizzare e ottimizzare i flussi di lcomunicazione e delle informazioni tra tutte le sedi. Un obiettivo di grande portata, da raggiungere attraverso un grande progetto.

Il risultato di questo lavoro è una intranet aziendale che prende il nome di Joinet, attraverso cui tutti i dipendenti D.B. Group potranno svolgere numerose attività in modo facile, interfacciandosi con un unico applicativo web.

Quali sono nel dettaglio gli obiettivi raggiunti attraverso la creazione della Intranet Joinet?

uniformare e semplificare i processi di condivisione delle informazioni tra tutte le sedi D.B. Group al mondo;
creare un repository centralizzato di materiali, fruibile in modo semplice;
rafforzare il senso di identità ed appartenenza tra i dipendenti di tutto il mondo.

Come prende forma un progetto di quest’entità? Partendo da un’approfondita fase di analisi iniziale: ci si confronta con il cliente e se ne studiano i bisogni, cercando passo per passo di implementare la soluzione corretta per ogni richiesta. Il progetto ha visto luce il 25 ottobre 2017 e già in pochissimo tempo ha ricevuto apprezzamenti dai dipendenti di ogni parte del globo. Ma che cosa permette di fare Joinet nel dettaglio?

Raccogliere le informazioni e uniformarle, permettendo un contatto più veloce

Innanzitutto, Joinet permette di raccogliere le informazioni da tutte le sedi del mondo, mettendole a disposizione di tutti i dipendenti in una rubrica strutturata contenete le specifiche relative alle loro mansioni in azienda ed ai loro contatti.

Creare la rubrica ha richiesto un grande lavoro di normalizzazione delle informazioni, in primis dei job title. Questa fase di progetto è stata quindi l’occasione per uniformare e standardizzare dati aziendali.

Al fine di minimizzare l’impatto sulla user experience e sfruttare ulteriormente gli asset del sistema informatico aziendale, l’utenza e i relativi permessi di accesso vengono ereditati tramite LDAP dai server di dominio. Ottimizzare questo flusso ha evitato ridondanza e disallineamento di informazioni e razionalizzazione e verifica del sistema di accreditamento interno.

La rubrica è comodamente suddivisa per aree geografiche, prima in Paesi e poi in città, così per l’utente è più semplice trovare i contatti di un collega di una qualsiasi delle altre sedi. Per ogni dipendente vi è una scheda dettagliata che comprende foto profilo, nome e cognome, sede, job position, telefono ed e-mail. Tra gli sviluppi futuri già in fase di analisi vi è la possibilità di effettuare chiamate VOIP cliccando sul numero di telefono presente nella scheda di ciascun profilo.

Archivio e condivisione di contenuti in modo semplice

Altra esigenza di D.B. Group era quella di creare un repository centralizzato di materiali: la richiesta era quella di poter quindi archiviare in un unico luogo foto e video e di renderli accessibili con semplicità a tutti gli utenti, dovunque si trovino.

Per sviluppare questa sezione di Joinet, è stato scelto di catalogare i media aziendali attraverso un sistema strutturato a 2 livelli: cartelle e collezioni. Le cartelle sono visibili e accessibili solamente al reparto comunicazione, che può effettuare l’upload di foto e video per averle sempre a portata di mano. Questo è possibile anche grazie alla possibilità di associare dei tag ai media, indicando, per esempio, in che occasione sono stati realizzati o chi è presente all’interno di essi. In questo modo sarà più semplice recuperarli in un secondo momento, grazie alla funzionalità di ricerca per filtri.

Il reparto comunicazione potrà inoltre creare delle collezioni di foto e video selezionate tra quelle caricate in cartella per poterle rendere visibili a tutti o solo ad alcuni gruppi di utenti selezionati. Una volta creata una collezione, la intranet invia una notifica agli utenti con cui è stata condivisa.

Ai fini della condivisione con persone esterne, è stato implementato un sistema che permette di condividere una o più media estratti dalle collezioni tramite un link univoco attraverso il quale scaricare le foto, disponibile per l’utilizzo fino a tre giorni dopo la creazione (un mix tra i plus di dropbox e wetransfer).

Tecnicamente interessante è la possibilità di caricamento massivo dei materiali tramite Import FTP: con questo strumento si facilita l’upload di una grande mole di dati, poiché procede autonomamente con le operazioni sistematiche e le effettua in modo schedulato in orario notturno.

Per quanto riguarda l’upload dei video, invece, il sistema carica automaticamente il contenuto su Vimeo, facendo arrivare all’utente che ha iniziato il processo la url pronta per mostrare il video in streaming.

Repository per documenti e sezione e-learning: l’informazione è più accessibile

Anche per i materiali testuali e per i documenti è stata creata un’apposita sezione che permette al reparto comunicazione di gestire e condividere con i dipendenti di tutte le sedi file che potrebbero risultare utili a tutti effettuando l’upload dei materiali, creando anche cartelle e sottocartelle a cui assegnare differenti permessi di lettura a seconda delle esigenze.

Grazie a delle icone poste accanto ai nomi di cartelle e file si visualizza il tipo di accessibilità attribuita ad un determinato materiale e di visualizzare quanti download sono stati effettuati per quel documento e da chi.

Con un’architettura simile a quella del repository di documenti è stata realizzata anche la sezione e-learning. Qui il reparto comunicazione potrà inserire materiali destinati alla formazione dei dipendenti, selezionando chi potrà visualizzarli. L’idea per uno sviluppo futuro di questa sezione è di implementare la possibilità di effettuare dei sondaggi e dei veloci quiz all’interno della piattaforma per testare i risultati d’apprendimento ottenuti.

Una struttura flessibile può adattarsi a diverse sezioni: eventi, news, blog e press

Tra le esigenze di D.B. Group vi era quella di gestire in modo semplice l’organizzazione di eventi aziendali interni oppure pubblici con moltissimi partecipanti. In questo caso, è stata adottata una struttura pre-configurata che permette di creare un form guidato per la condivisione degli eventi, attraverso cui le persone che ricevono la comunicazione potranno iscriversi se intendono parteciparvi. Una volta chiuse le iscrizioni, chi ha creato l’evento potrà sfruttare la funzione export per scaricare e stampare la lista dei partecipanti.

Altra esigenza la creazione e la condivisione di eventi pubblici, ovvero che non si vedessero solo all’interno della intranet ma aperti agli esterni. Nella fase di elaborazione di questa sezione si è posta particolare attenzione sulla sicurezza e si è deciso quindi di implementare una funzione che permettesse all’organizzatore dell’evento di visualizzare gli iscritti allo stesso e di decidere se convalidarne o meno la partecipazione.

La stessa struttura è stata replicata per la gestione e l’organizzazione delle sezioni News, Blog e Press. Tutte queste sezioni della intranet Joinet sono organizzati come pagine costituite da un contenuto testuale e dai tag che ne descrivono i temi. Per ogni contenuto è possibile selezionare da un pannello dedicato se mostrare il post a tutti gli uffici o solo a una selezione di questi.

Hiring e Ticketing: la gestione delle assunzioni semplificata dalla intranet

Ogni volta che viene assunto un nuovo dipendente vi sono numerose operazioni da gestire che riguardano reparti distinti tra loro: semplificare e velocizzare un processo così complesso era una delle esigenze da risolvere all’interno di una grande azienda come D.B. Group.

Con Joinet l’ufficio HR può coordinare tutte le operazioni attraverso la sezione Hiring. Come funziona? Qui l’utente potrà creare la scheda profilo del nuovo assunto e associarvi progressivamente le task da compiere per fornirgli tutto ciò di cui necessita, notificando ai diretti interessati le mansioni loro assegnate. Se tali operazioni sono conseguenti l’un l’altra, una volta chiusa un’attività il sistema invia automaticamente la notifica per il compimento di quella successiva.

Oltre alla sezione Hiring, è attualmente in definizione la sezione Ticketing, che raccoglierà lo storico relativo a oggetti e materiali forniti o da fornire a un determinato dipendente.

Joinet: mille funzionalità per facilitare la quotidianità aziendale

Oltre alle funzioni appena descritte, la intranet progettata per D.B. Group offre numerose altre funzionalità che semplificano numerose attività che si presentano in azienda quotidianamente. Qualche esempio?

Grazie alla sezione Brandbook è possibile raccogliere le presentazioni aziendali per metterle a disposizione di chiunque ne abbia bisogno in azienda, in particolare della forza vendita, senza dover inoltrare di volta in volta la richiesta dall’interessato al reparto comunicazione, e – grazie alla preparazione di moduli predefiniti – con la possibilità di personalizzarla in base alle esigenze o di estrarne solo una porzione.

Un’altra funzionalità sviluppata all’interno della intranet è Add Branch, che aiuta a gestire e pianificare tutto ciò che riguarda l’apertura di una nuova sede D.B. Group: ad ogni ufficio dell’azienda dovranno essere inviati materiali di comunicazione in linea con gli standard previsti dall’immagine aziendale. Grazie a questo strumento si potrà caricare la piantina della nuova sede e chi si occupa delle decisioni in merito all’allestimento potrà visionarla, posizionando grazie al sistema drag and drop l’arredo e i complementi nei luoghi ritenuti più appropriati, dando così direttive istantanee un’attività che altrimenti richiederebbe numerosi passaggi di informazioni, e-mail e molto tempo dedicato.

Con Joinet, infine, è possibile gestire anche la produzione dei biglietti da visita, partendo da un template personalizzato per ogni sede, compilabile in modo semplice che genera un PDF automatico. Questa soluzione permette di risparmiare un ingente numero di risorse, trattandosi di un’azienda di dimensioni enormi, e garantisce inoltre la coerenza tra i biglietti forniti a tutti dipendenti.

Un grande progetto per una grande realtà, raggiunto solamente grazie alla collaborazione costante tra SEISNET e D.B. Group. Otto mesi di relazione e interazione per comprendere quali fossero le esigenze del cliente: l’unico modo per sviluppare una soluzione ottimale e soddisfacente è infatti comprendere e far comprendere quali sono i bisogni fondamentali da soddisfare nella quotidianità aziendale.

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